Sơ đồ gantt là gì

-
Trải qua rộng 100 năm, tại sao cho tới giờ vẫn Gantt Chart vẫn là một trong trong những phương pháp lập kế hoạch phổ cập và có lợi nhất vào việc quản lý dự án?

*

Sơ đồ gia dụng Gantt (hay nói một cách khác là sơ đồ gia dụng ngang Gantt, biểu đồ vật Gantt tuyệt Gantt Chart) là nhiều loại sơ đồ dùng để trình bày các công việc, sự khiếu nại theo thời gian. Sơ thiết bị sẽ bao gồm 2 phần chính: trục tung miêu tả tên các công việc và trục hoành thể hiện các mốc thời hạn cho những các bước ấy. Nhìn vào một sơ vật Gantt, bạn tiện lợi nắm bắt được những thông tin của từng đầu quá trình và của cả dự án.

Bạn đang xem: Sơ đồ gantt là gì

Chính vì cách bố trí thông tin đơn giản và dễ dàng mà lại rõ ràng, trực quan đề nghị nó đang trở thành công cụ có lợi để lập kế hoạch, lên timeline thực hiện hoặc quản lý tiến độ dự án.

Khởi điểm của sơ đồ gia dụng Gantt

Cuối trong những năm 1800, kỹ sư người tía Lan Karol Adamiecki đã trở nên tân tiến sơ thứ luồng quá trình trực quan cơ mà ông gọi là “harmonogram“.

Vào khoảng tầm năm 1910, Henry Gantt, một nhà support và kỹ sư làm chủ đã đưa khái niệm của Adamiecki lên tiến độ tiếp theo. Ông thiết kế biểu đồ nhằm người thống kê giám sát sản xuất biết liệu quá trình của bọn họ được thực hiện trước giỏi sau thời hạn với đó đó là nền tảng của công cụ mà bọn họ sử dụng ngày nay.

Doanh nghiệp bạncó yêu cầu tớimột sơ đồ vật Gantt không?

Sơ thứ Gantt bao hàm thanh ngang được áp dụng để minh họa dòng thời hạn của dự án công trình hoặc công việc. Từng thanh thay mặt cho một cách trong tiến trình với độ lâu năm là thể hiện lượng thời hạn mà cách đó đề nghị để trả thành.

Sơ đồ dùng Gantt là 1 trong những lựa chọn xuất sắc nếu như bạn cần:

Trực quan gạch ra một kế hoạch dự án công trình và mẫu thời gian: Sơ đồ vật Gantt cực tốt trong bài toán hiển thị những quá trình sẽ được thực hiện, thời gian thực hiện và theo thứ tự nào, tạo ra sự cụ thể trong planer và thời gian của dự án.

Phối phù hợp nhiều bên liên quan: Thông thường, nhiều anh em sẽ làm việc trên các phần khác biệt của một dự án công trình cùng một lúc. Biểu đồ gia dụng Gantt hỗ trợ cho bạn góc nhìn về tất cả các phần tử chuyển đụng tại ngẫu nhiên thời điểm ví dụ nào và khi nào nên chuyển tiếp quá trình cho tín đồ tiếp theo.

Ước tính thời hạn và khối lượng công việc: đến dù làm việc một bản thân hay cùng tập thể, biểu vật dụng Gantt cho biết thêm bạn cần bao nhiêu thời hạn và nguồn lực nhân sự để rất có thể phân bửa tài nguyên và thu xếp thời hạn phù hợp.

Gantt chart là hình thức đơn giản độc nhất vô nhị của một định kỳ trình dự án, là công cụ cân xứng nếu bạn muốn cung cung cấp cho nhân viên cấp dưới và đối tác một phiên bản tóm tắt toàn diện và tổng thể về kế hoạch trình dự án.

*

Tại sao sơ vật Gantt lại trở nên thịnh hành đến thế?

Vì những ưu điểm của nó

Sơ vật Gantt là phương thức hoàn hảo nhất để lập chiến lược cho gần như dự án: phù hợp với những các bước đơn giản, ít chồng chéo nhau, dễ ợt xây dựng cùng làm cho tất cả những người đọc dễ nhận biết các bước và thời hạn thực hiện của những công tác; thấy rõ tổng thời gian thực hiện những công việc.

Quản lý thuộc lúc các thông tin

Chỉ với phương thức trình bày đơn giản dễ dàng gồm 2 trục thao tác chính, Gantt chart giúp cho bạn nắm được rõ những thông tin quan trọng của một dự án: ai là người phụ trách thực thi, thời điểm ban đầu và thời hạn chấm dứt của công việc, quan hệ giữa một quá trình với cục bộ tiến độ dự án.

⇒ cách thể hiện nay trực quan, đơn giản và dễ dàng nhưng rất dễ nắm bắt và nhanh lẹ nắm được các thông tin chính.

Nâng cao năng suất

Các thông tin về người triển khai công việc, quá trình thực hiện quá trình được ra mắt công khai, giúp từng cá nhân hiểu được sự đặc biệt quan trọng của từng mắt xích vào dự án. Việc này giúp những thành viên chủ động hoàn thành công việc bởi họ hiểu rằng: sự đủng đỉnh của mình chắc chắn rằng sẽ tác động tới tiến độ thực hiện của thành viên không giống và của cả dự án.

⇒ Sự dữ thế chủ động trong các bước và trả thành các bước với tinh thần trách nhiệm là 1 yếu tố thúc đẩy gia tăng năng suất.

Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả

Giản đồ Gantt cung cấp cho người quản lý, đồ mưu hoạch dự án có một chiếc nhìn tổng quan tiền về dự án. Điều này hỗ trợ cho họ biết phân phối quá trình sao mang đến hiệu quả, đảm bảo an toàn các nguồn lực lượng lao động được sử dụng phù hợp và buổi tối ưu.

⇒ hạn chế tình trạng quá cài đặt công việc, bảo đảm an toàn chất lượng dự án

*

Tuy nhiên, Gantt chart lại sở hữu một vài ba nhược điểm

Phụ nằm trong vào cấu tạo phân chia đã được xây dựng

Trong thực tế, giả dụ nhà quản lý cố gắng tạo kết cấu phân chia quá trình cùng dịp với câu hỏi xây dựng Gantt chart, họ có nguy cơ phải làm lại toàn cục lịch biểu dự án công trình - giả dụ có nào đấy bị vứt sót, thời lượng bị ước tính sai, hoặc một sai trái nào đó khó thống kê giám sát được đến.

Chỉ chuyển động tốt với các dự án nhỏ

Khi thời lượng với tác vụ kéo dãn qua một trang, Gantt chart bước đầu mất dần chức năng của nó, vì sẽ tương đối khó giúp thấy một dự án công trình tổng quan trên screen máy tính. Đồng thời việc phải cập nhật thường xuyên cũng khiến nhà cai quản mất những thời gian, đặc trưng với hầu như dự án lên tới mức hàng trăm đầu việc.

Hơn nữa, biểu đồ vật Gantt không làm tốt trong việc mô tả sự phức tạp. Ví dụ: ví như một cột mốc có rất nhiều nhiệm vụ quan trọng để chấm dứt và mỗi trách nhiệm đó có các nhiệm vụ phụ, biểu đồ vật Gantt ko thể bộc lộ được điều này. Vì tại sao này, các nhà thống trị dự án không nên chỉ phụ thuộc vào biểu thiết bị Gantt mang lại nhu cầu thống trị dự án.

Sơ vật dụng Gantt ko làm giỏi với việc xử lý những ràng buộc của dự án công trình .

Điều này là do giữa trung tâm chính của sơ vật Gantt là thời gian.

Có 3 ràng buộc cơ phiên bản trong một dự án: Thời gian, túi tiền và phạm vi. Chi tiêu và phạm vi vừa đủ sẽ ko thể miêu tả được bên trên một sơ đồ gia dụng Gantt. Đồng thời cũng khó nhận thấy được cần phải ưu tiên thực hiện quá trình nào nếu như như sơ đồ dùng có rất nhiều các công việc đan xen, liên tiếp nhau.

*

Cách vẽmột sơ đồ gia dụng Gantt trong quản lý dự án

Sơ thứ Gantt truyền thống lịch sử được tạo bằng phương pháp vẽ tay khôn xiết công phu, mỗi một khi dự án có biến đổi thì cũng rất cần được sửa thay đổi hoặc vẽ lại. Điều này đã hình thành một tiêu giảm lớn so với việc áp dụng Gantt chart. Tuy nhiên với sự ra đời của dòng sản phẩm tính và các phần mềm, biểu thiết bị Gantt ngày nay rất có thể được khởi tạo, update và in ra một cách dễ dàng.

Bước 1: khẳng định các đầu mục công việc cần thiết

Việc thứ nhất mà bạn phải làm đó là liệt kê toàn bộ các đầu mục các bước cần thiết để thực hiện dự án. Để xác định được các đầu mục công việc, hãy xem xét về kim chỉ nam mà dự án công trình bạn phải đạt, dựa vào vậy kế hoạch new thực sự đưa về sự hiệu quả. Sau khi có các danh sách công việc, bạn hãy xác định thời gian nhanh chóng nhất ban đầu dự án và thời hạn ước tính để thực hiện.

*

Bước 2: xác định mối quan hệ giữa những công việc

Một trong những công dụng của sơ trang bị Gantt là nó màn biểu diễn được mối quan hệ giữa những công việc. Sau khi có đầu mục công việc, khoảng thời gian thực hiện, hãy khẳng định xem các bước nào đề nghị phải xong xuôi mới rất có thể thực hiện được các bước kia. Những chuyển động phụ trực thuộc này được gọi là những quá trình “tuần tự” hoặc “tuyến tính”.

Những công việc khác vẫn “song song” – nghĩa là chúng rất có thể được triển khai cùng lúc với những quá trình khác. Càng các các quá trình song song thì giai đoạn dự án của bạn càng được rút ngắn.

Xem thêm: Ăn Gian Chiều Cao Của 31 Ca Sĩ, Nghệ Sĩ Giới Showbiz Là Bao Nhiêu ?

Xác định đều nhiệm vụ song song cùng tuần tự vào dự án. Trường hợp nhiệm vụ này phụ thuộc vào nhiệm vụ khác, hãy lưu ý mối quan hệ nam nữ giữa chúng. Nó giúp bạn có nắm bắt sâu dung nhan hơn về phong thái tổ chức dự án và giúp ích khi ban đầu mô tả lịch trình hoạt động trên biểu đồ.

Trong biểu thứ Gantt, có bố mối quan hệ tại chính giữa các trách nhiệm tuần tự:

Finish lớn Start (FS) – Nhiệm vụ FS không thể bước đầu trước khi nhiệm vụ trước đó (và liên quan) kết thúc. Chúng bắt đầu sau.

Start khổng lồ Start (SS) – Nhiệm vụ SS ko thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó bắt đầu. Chúng bước đầu sau.

Finish to lớn Finish (FF) – Nhiệm vụ FF không thể hoàn thành trước khi nhiệm vụ trước kết thúc. Chúng ngừng sau.

Ngoài ra còn các loại thứ tư, Start to Finish (SF), cực kỳ hiếm.

Bước 3: biểu diễn sơ đồ vật Gantt

Vậy là bạn đã có các tài liệu cần thiết, giờ là lúc biểu diễn sơ đồ. Bạn cũng có thể vẽbằng tay, Excel hoặc sử dụng các ứng dụng vẽ sơ vật Gantt chuyên nghiệp như: Gantto, Microsoft Project, gioitre10x.com Wework...

Ngoài ra có một số trong những công cụ được thiết kế theo phong cách dựa trên đám mây, tức là bạn với nhóm có thể truy cập tài liệu từ bất kỳ vị trí nào. (Nó mang lại lợi ích rất nhiều lúc thảo luận, buổi tối ưu hoá và báo cáo dự án.)

*

Một dự án khá tinh vi được trình diễn trên Excel

Bước 4: update tiến độ dự án

Khi dự án của chúng ta di chuyển dọc theo biểu thứ nghĩa là nó đã tiến triển. Mặc dù trong thời hạn triển khai dự án, vẫn xảy ra không hề ít sự thế đổi. Ví dụ như như quá trình A cần hoàn thành để quá trình B thực hiện thế nhưng các bước A lại không xong, vậy phải điều chỉnh tiến độ thế nào để bảo vệ chúng không ảnh hưởng đến toàn cục dự án. Liên tục theo dõi và cập nhật các chuyển đổi để chúng ta có những điều chỉnh kịp thời. Điều này còn hỗ trợ bạn update thông tin về planer cho nhóm của mình và bên tài trợ.

Hướng dẫn biện pháp vẽ sơ thiết bị Gantt trong Excel

1. Chuẩn bị dữ liệu

Để bổ sung thêm cho chỗ Thực hiện nay dự án, chúng ta sẽ thêm cột % completion (tỷ lệ trả thành) trong bảng Thực hiện (actual), mặt khác thêm mục Days completed (số ngày đang thực hiện) vào Data Preparation trong đó:

Nếu Project timeline (thời gian dự án) cho mục Plan thì sẽ không còn tính Days completedNếu Project timeline là Actual thì Days completed = % completion * Days

Mục đích là để biết được thực tế đã xong xuôi bao nhiêu % đối với tiêu chuẩn. Bảng dữ liệu sau khi chấm dứt sẽ như sau:

*

2. Quá trình vẽ biểu đồ Gantt Chart

#1 Tạo mới 1 biểu đồ

Trong thẻ Insert bên trên thanh công cụ, chọn Chart/ Bar/ Stacked Bar

*

#2 Nạp dữ liệu vào biểu đồ

Trong thẻ Chart Tools (bấm vào biểu trang bị vừa sản xuất sẽ lộ diện thẻ Chart tools trên thanh công cụ) chọn mục Design, chọn tiếp Select Data

*

Trong Chart data range: lựa chọn vùng dữ liệu nạp vào Chart:

*

Thêm 1 vùng tài liệu nữa là Start date: trong phần Legend Entries (series) bấm Add

*

Tiếp theo chúng ta sẽ chuyển đổi thứ tự mang đến Start date đưa lên trước mục Days vào Legend Entries cùng Edit lại đến mục Horizontal (category) Axis Labels. Hoàn tất bước này chúng ta sẽ nhận được biểu đồ như mặt dưới:

*

#3 thu xếp thứ tự của task

Trong biểu vật dụng trên họ thấy các Task đang bố trí thứ trường đoản cú ngược so với hy vọng muốn. Vày đó họ sẽ bố trí lại thứ tự này bằng cách:

Bấm vào tên các Task trong biểu đồ

Trong hành lang cửa số Axis Options bấm chọn cho mục Categories in reverse order

*

#4 Chỉ lưu giữ phần biểu thiết bị số ngày tiến hành cho các task

Trong biểu vật dụng trên, phần tô màu xanh lá cây chính là phần số ngày tiến hành cho những Task, còn phần sơn màu rubi là tính tự mốc bắt đầu. Mốc này được Excel auto gợi ý. Cho nên mục đích của họ khi vẽ biểu đồ vật Gantt chart để thống trị tiến độ dự án chính là chỉ hiển thị trường Số ngày thực hiện các Task.

Để ẩn phần tô màu vàng, bọn chúng ta nhấp chuột phải vào thanh biểu đồ, lựa chọn Format Data Series, vào mục Fill chọn No fill, mục Border chọn No Line

*

#5 biến đổi khoảng thời hạn của biểu đồ

Khi vẽ biểu trang bị dạng này, Excel sẽ tự động gợi ý cho họ về khoảng thời gian. Mặc dù nhiên gợi nhắc này không phải lúc nào thì cũng chính xác. Bởi vì đó bọn họ sẽ cần kiểm soát và điều chỉnh lại khoảng thời gian này cho liền kề với dự án công trình mà họ theo dõi.

Tuy nhiên khi chúng ta nhấp chuột vào mục Ngày trong biểu thứ thì thấy:

Mục đích của chúng ta là biến hóa sang:

Nhập 2 thời nay vào vị trí ngẫu nhiên trong Sheet, kế tiếp format cells đến 2 địa chỉ đó bên dưới dạng General chúng ta sẽ thấy giá trị thời nay được hiển thị bên dưới dạng con số. Nhập 2 số này vào phần trên ta được:

*

#6 theo dõi và quan sát tỉ lệ ngừng công việc

Để có thể theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc thì họ phải màn trình diễn phần Days completed vào trong biểu đồ cùng lồng vào vào phần Days. Để làm được điều này bọn họ sẽ thêm 1 đối tượng vào biểu thiết bị đó đó là Error Bar

Bấm con chuột vào biểu vật dụng và chọn trong thẻ Chart Tools/ thiết kế / add Chart Element / Error Bars / More Error Bar Options

*

Khi chọn More Error Bar Options sẽ mở ra mục Add Error Bars gioitre10x.comd on Series: tức là Excel ước ao hỏi họ sẽ thêm tài liệu Error Bar tính cho vùng tài liệu nào. Ở đây chúng ta sẽ chọn cho Start date.

Trong mục Format Error Bars thiết lập như sau:

Direction lựa chọn Plus

End syle chọn No cap

Error Amount chọn Custom/ Specify Value và lựa chọn tới vùng Days Completed (vùng O4:O9)

Sau đó bọn họ sẽ định hình hiển thị mang lại vùng này như sau:

Chọn màu (color): buộc phải chọn màu có độ tương bội nghịch cao đối với màu vẫn hiển thị bên trên biểu đồ

Chọn phạm vi (width): tùy theo độ rộng lớn của vùng biểu đồ để lựa chọn tương ứng làm sao cho Error Bar vẫn chèn lên cục bộ vùng biểu đồ gốc

Kết quả sau khi sử dụng Error Bar như sau (trong biểu đồ sau đây đã thay đổi màu Working days là màu vàng, Error bar (day completed) màu xanh)

*

Như vậy là họ đã tất cả thể xong xuôi được biểu đồ cai quản dự án (hay còn được gọi là Gantt chart – biểu đồ thống trị tiến độ dự án).

Excel liệu có phải là lựa chọn tốt nhất cho Gantt chart? Có phần mềm vẽ sơ vật dụng Gantt nào thuận lợi và đúng đắn hơn không?

Khi lựa lựa chọn một công ráng để sản xuất sơ thiết bị Gantt, thông thường sẽ sở hữu được 3 lựa chọn: Excel, phần mềm vẽ Gantt chart siêng dụng, phần mềm làm chủ dự án cùng với module Gantt chart.

Excel là công cụ phổ biến nhất vì chưng tính linh hoạt và gần gũi với fan dùng. Ưu điểm thiết yếu của nó là khả năng thiết lập cấu hình dễ dàng. Tuy vậy mặc mặc dù là công cụ quen thuộc nhưng Excel lại sở hữu những nhược điểm khôn cùng lớn:

Giao diện khá cồng kềnh. Mất thời hạn để tạo thủ công bằng tay ra một dự án kể cả đơn giản dễ dàng hay phức tạp. Mọi hướng dẫn bên trên chỉ là quá trình cơ bản, nhằm biến tài liệu bảng tính thành một mức sử dụng theo dõi dự án công trình trực quan liêu thì người dùng có nhu cầu các kỹ năng đặc trưng và chuyên môn hơn.

Một yếu điểm khác là chúng buộc phải được cập nhật tiến độ thủ công bằng tay mỗi khi phần đa thứ chuyển đổi trong quá trình thực hiện nay dự án. Điều này khiến cho nhà quản lý và nhân viên mất đi tính biến hóa năng động vì không có công dụng truy cập Excel phần đa lúc hầu như nơi.

Mỗi lần cập nhật phải báo mang lại mọi tín đồ biết vì không tồn tại tính năng thông báo.

Phần mượt vẽ sơđồ Gantt chuyên được dùng cũng là 1 tùy chọn hợp lý, có thiết kế có công năng riêng dành cho việc này yêu cầu nó cho phép bạn chế tác sơ đồ gia dụng cho tất cả các một số loại dự án. Mặc dù mọi chuyện đã chỉ xuất sắc đẹp khi dừng lại ở quá trình lập kế hoạch của dự án. Khi cai quản các chuyển động và nhiệm vụ, nhà làm chủ sẽ nên chuyển quý phái một nền tảng hoặc công cụ khác ví như giao tiếp, thảo luận về quality kết trái của từng nhiệm vụ,.. Rất nặng nề để nuốm được nguồn làm việc thực sự của nhóm là sinh hoạt đâu.

Một phần mềm quản lý dự án tích hợp đồ họa Gantt chart là một trong những lựa chọn cuốn hút và thích phù hợp với nhà quản ngại lý chính vì nó hỗ trợ tất cả những công cụ bạn cần để làm chủ dự án từ trên đầu đến cuối.

Ngoài tự động hóa hiển thị các bước dưới sơ vật Gantt, nhà quản lý có thể theo dõi dự án công trình dưới nhiều ánh mắt khác như Kanban, Checklist,... Mỗi mắt nhìn lại bao gồm ưu nhược điểm, thể hiện được không ít insight không giống nhau.

*

Một sơ thiết bị Gantt được vẽ từ độngtrên phần mềmquản lý dự án gioitre10x.com Wework

Các ứng dụng này cho phép người sử dụng tạo một dự án phức tạp với gần như công việc nhỏ bên trong những nhiệm vụ. Việc cập nhật dự án cũng dễ ợt và nhanh chóng.Một công dụng cực kỳ có lợi là phần mềm sẽ gửi thông báo ngay lập tức tới những người liên quan đến dự án mỗi lúc có cố gắng đổi.Một số phần mềm còn tích hợp khí cụ chat nội bộ.

*

Người dùng rất có thể trao đổi trực tiếp dưới mỗiđầu việc trên sơ thứ Gantt

Các ứng dụng này đềukhông tốn yếu và cung ứng giao diện đám mây thân thiện với người dùng, hoàn toàn có thể sử dụng trên cả laptop và sản phẩm di động.

Xem Review chi tiết Top 15 ứng dụng quản lý công việc và dự án rất tốt hiện nay.

Trong số các phần mềm quản lý công việc và dự án tốt nhất có thể hiện nay,gioitre10x.com Wework là công cụtích hợp tương đối đầy đủ các thiên tài Lập kế hoạch - Giao bài toán - quan sát và theo dõi tiến độ công việc - reviews - report tự động.

Với gioitre10x.com Wework, công việc luôn được theo dõi ngay cạnh sao trong ngẫu nhiên thời gian nào, mặc dầu bạn đã ở đâu, gồm đang sử dụng máy vi tính hay năng lượng điện thoại. Đó chính là công nghệmà bạn cần chi tiêu nếu mong mỏi thức thời với technology 4.0 vào doanh nghiệp.

Để được TƯ VẤN và thử nghiệm TRẢI NGHIỆM TÍNH NĂNGxem phần mềm gioitre10x.com Wework có phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn tuyệt không, hãy đăng ký miễn tầm giá ngayTẠI ĐÂY.